Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Выбросьте засохшие конфеты, шоколадные батончики и т.д. Проверьте сроки годности на всех упаковках.

Избавьтесь от коробок из-под фастфуда и банок (бутылок) из-под напитков. У одной моей клиентки под столом полгода гнил банан. Ничего удивительного: с глаз долой — из сердца вон.

Спортивный костюм в офисе — это нормально, вы берете его с собой в фитнес-центр. Но запихивать в ящик стола маленький магазин спорттоваров — это уж слишком.

Спортивная сумка — тоже хорошо. Но если вы посещали фитнес-центр в последний раз несколько месяцев назад, отвезите-ка ее домой. Привезете обратно, когда решите продолжить занятия. А заодно прикиньте, нельзя ли обойтись сумкой поменьше.

Дополнительная пара обуви на случай ненастной погоды полезна, если вы живете в континентальном климате. Но две пары — это уже лишнее.

Один зонтик — хорошо, два — перебор.

Разберемся с повседневной одеждой. Если у вас в офисе холодно, не исключено, что на ваших книжных полках или в ящиках стола собралась коллекция свитеров. Почему бы не надевать свитер, подходящий к вашей одежде, дома? Или не хранить на работе один стандартный свитер черного или бежевого цвета, который подойдет практически к любой одежде?

Стоячая вешалка избавит вас от необходимости запихивать свитера и пальто в книжные шкафы и ящики стола. Ее можно спрятать за дверью или поставить в угол.

Другой элемент хаоса — офисные принадлежности и оргтехника. То, что предназначено для служения нам, запросто может мешать. Посмотрим.

Как насчет принадлежностей, которые вам больше не пригодятся? К примеру, у вашей компании изменились телефоны и вам выдали новые бланки и визитки. В таком случае сдайте старые в макулатуру, вместо того чтобы хранить их на полке годами.

Ваша компания перешла на другой формат документов и старые папки больше не подходят? Отдайте их тем, кому они могут пригодиться (к примеру, канцелярии в школе вашего ребенка или районной библиотеке). Не можете придумать, кому отдать, тогда просто выбросьте их.

Осмотрите полки и рабочий стол — нет ли там электронных устройств, которыми вы больше не пользуетесь (или не пользовались никогда)? Мы как раз пытаемся избавиться от ментальности, частью которой являются фразы вроде «Когда-нибудь это может мне понадобиться».

Избавьтесь от устаревших справочников.

Теперь сфокусируем внимание на вещах, которые вы принесли из дома, чтобы сделать атмосферу в офисе более уютной. Проверьте, не многовато ли их на вашем рабочем месте.

Старые фотографии нужно отвезти обратно. (Если ваш сын уже получил диплом, а на снимке он — первокурсник, может, пора заменить фото?)

Если в вашем офисе жарковато, не устанавливайте слишком много вентиляторов или один, но такой большой, что с его помощью вполне можно охладить все здание. В том, что касается комфорта, мы часто перегибаем палку. Посадите свое рабочее пространство на диету. Кстати, это предупреждение касается и обогревателей. Вам и в самом деле мало одного? И не забывайте, на самом деле вы месяцами не пользуетесь вентилятором или обогревателем! Их стоит отвезти домой и привезти тогда, когда они потребуются.

Вы случайно не коллекционер? Один или два предмета могут способствовать индивидуализации рабочего пространства, а вот пятьсот плюшевых медвежат, черепашек, лягушек и прочей живности — это, уж извините, перебор.

Мы подошли к последней категории — «разное». Какие малозначительные предметы можно в нее включить?

Взгляните на заслуженного собирателя пыли — офисный сувенир, который вам никогда в жизни не пригодится. Что мешает избавиться от него? Чувство вины? У вас есть выбор: сплавить эту вещь одному из коллег (разумеется, только в том случае, если вам ее подарили не на работе), отдать своему ребенку в качестве игрушки, оставить дома до праздника обмена подарками (подробности см. в главе «Декабрь») и, наконец, просто выбросить. Чувство признательности за подарок вполне понятно, однако нет никакой необходимости становиться его заложником и хранить бесполезную вещь, которая к тому же вам не нравится.

Нет ли у вас в кабинете предметов, которые вы собирались вернуть в магазин? Проверьте чек. Если вы опоздали, а использовать эту вещь дома нельзя, сделайте кому-нибудь неожиданный подарок. Это гораздо лучше, чем позволить этой штуке и дальше пожирать ваше ценное и, я полагаю, далеко не безграничное рабочее пространство.

Помнится, я работала с врачом, который собирал марки с конвертов. Такого количества марок, как у него, я не видела ни разу! Он просто неаккуратно вырывал из конвертов части с марками — вне зависимости от того, что на последних было изображено. Я обрезала края его марок, собрала их в один конверт и выбросила обрезки. А что вы сделаете со своими находками?

Когда услышите свой будильник, вынесите мусор. Верните взятые на время вещи коллегам. То, что нужно отвезти домой, сложите в багажник машины или, если поедете общественным транспортом, в коробку. И никаких колебаний! Помните, что вы развиваете в себе умение принимать решения, а не подвергать все сомнению!

Вторая неделя

Примените Волшебную формулу

На этой неделе вы можете:

Узнать, как работает Волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.

Необходимое время: от 30 до 120 минут (время может варьироваться в зависимости от положения дел на вашем столе).

Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи — любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:

Убрать.

Категоризировать.

Организовать.

Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ — «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.

Убрать

Уборка — это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок — в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.