Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Маркетинговая терминология

Правила ведения базы данных

Защита от плесени

Познавательные статьи

Поставки

Нотариальные вопросы

Потеря права выкупа имущества

Продажа без покрытия

Специальный налог

Техподдержка

Офисные системы

Брокерская корреспонденция

Общая информация

Бизнес-план / Текущие вопросы

Комиссионные

График комиссионных

Переписка/Личное

Лицензия / База данных

Дополнительные сведения

Информация менеджеров по продажам

Темы для обсуждения с менеджерами по продажам

Совещания с менеджерами по продажам: заметки

Обслуживающий персонал

Голосовая почта

Сайт

Финансы

Финансы / Агентские Финансы/Офис

Финансы / Отложенные продажи

Реклама и маркетинг

Рекламные площади

Агентские льготы

Маркетинговые материалы

Скидки клиентам

Офисная работа

Фокус-группы

Спецпроекты

Премия NBC

Ремонт офиса

Ответственный за сделки

Расходные материалы

Конверты

Ярлыки

Канцтовары, страницы 1 и 2

Личное

Контакты/Личное

Национальная ассоциация риелторов

Продление риелторской лицензии

Составив список главных файлов, вы должны будете за ним следить. Удалили файл — вычеркните его из списка. Завели новый — добавьте в список. Сделайте копию списка, положите ее в прозрачный файл и поместите в справочный скоросшиватель. В нем можно хранить и другие справочные материалы, например: список внутренних телефонных номеров, часы работы отделов. Скоросшиватель мне нравится больше, чем офисная доска, поскольку последнюю рано или поздно поглощает хаос. Бумаги на ней всегда становится только больше. Меньше — никогда!

Мы завалены бумагами. Принимайте правильные решения, и тогда вы сможете приручить Бумажного монстра. Ниже даны подсказки, которые помогут сохранить концентрацию и не допустить беспорядка в системе. Эту шпаргалку неплохо было бы скопировать и заламинировать.

Входящие документы от коллег → лоток «Входящие» (проверять ежедневно).

Документы, требующие вашей реакции, → файл «В работе» (проверять ежедневно).

Документы, которые вы по разным причинам пока не можете запустить в работу, → файл «Отложенное» (проверять еженедельно).

Документы, которые необходимо передать коллегам или переслать по электронной почте, → лоток «Исходящие» (проверять ежедневно или попросить помощника очищать лоток в конце рабочего дня).

Ненужные документы → корзина или шредер.

Документы, которые необходимо сохранить. → Сверьтесь со списком главных файлов и выберите подходящую папку проекта; создайте новый файл, если начинаете новый проект; или, наконец, отправьте документ в папку «В файл» (помещать в файл раз в неделю или в зависимости от ситуации).

Пресса и информационные бюллетени → файл «Прочитать» (проверять еженедельно), газетница или корзина.

СИСТЕМАТИЗИРУЙТЕ СВОИ ВЕЩИ И ДЕЛА

Переехав в Калифорнию, я убедилась, что все байки о машинах в Лос-Анджелесе — правда. Я-то выросла в Нью-Йорке и всегда пользовалась метро, но в Лос-Анджелесе автомобиль просто необходим. Для начала мне пришлось купить подержанную машину, а спустя несколько месяцев я заехала в сервис за какой-то мелочью. Автомеханик открыл капот и задал странный вопрос: «Реджина, а вам правда нужна эта машина?» Я подумала, что он сошел с ума. «Конечно, нужна! А почему вы спрашиваете?» — «Да как вам сказать... Масло нужно менять каждые 3000 миль. А вы уже проехали 20 000 и не сделали этого ни разу», — ответил он. Вот так я узнала, что в машине, оказывается, нужно менять масло. Мораль этой истории такова: за всем нужно следить. Пусть вас не раздражает необходимость поддерживать порядок в офисе. Это просто часть системы.

Вместо того чтобы бросать журналы, газеты, бюллетени и т.д. где попало, положите их на специально предназначенное для них место. Да, вы потратите на это лишнюю минуту, зато потом не придется тратить время на поиски нужного номера издания, восклицая: «Ну я же ТАК хотел прочитать эту статью!»

Вместо того чтобы складывать документы в стопки на столе или засовывать их в уже раздувшиеся файлы, приговаривая, что ими можно заняться попозже, помещайте каждый лист бумаги в соответствующую папку. И тогда в нужный момент вам не придется перебирать кипы бумаги в поисках документа и за год вы сэкономите немало времени.

БЫСТРЫЙ ДОСТУП К НУЖНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Многие боятся, что, положив документ в папку, очень скоро о нем попросту забудут. Вы тоже так считаете? Крепитесь. У меня есть идеи для одного или двух ваших текущих проектов, к материалам которых вы неоднократно обращаетесь в течение дня. Мы дополним вашу файловую систему. Ежедневно поступающие документы помещайте в картотечный ящик или картотечный шкаф. Все, что вам нужно, — продуктивно использовать эти элементы системы. Возьмем для примера тот самый список Стива. Он пользуется справочными материалами далеко не каждый день. Еще реже Стив обращается к личным файлам. Но знать, где находится эта информация, на случай, если она понадобится, ему необходимо. Вот в этом и помогает список главных файлов.

Скоросшиватели

Скоросшиватели сильно изменились с тех пор, как я ходила в школу. Теперь можно выбрать и цвет, и стиль, и материал, из которого они изготовлены. Помните о папках с широким дном? Они позволяют хранить несколько папок с файлами в одном месте. Того же эффекта можно добиться, если использовать скоросшиватель и разделительные бирки. Разница лишь в том, что в последнем случае материалы можно поставить на книжную полку и, чтобы достать их, достаточно будет протянуть руку.

Разбив массив документов на категории, определите, какими из них вы будете пользоваться достаточно часто, и поместите их в скоросшиватель. Решите, скоросшиватели какого размера необходимы для каждой категории. Постарайтесь не брать слишком большие. Если скоросшиватель будет весить тонну, вы не сможете им пользоваться. Лучше всего распределить материалы по нескольким скоросшивателям. Проделайте в документах отверстия при помощи дырокола (или воспользуйтесь прозрачными файлами) и поместите их в скоросшиватель. Отделите секции друг от друга при помощи бирок.