Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Волшебная формула и соотнесенный со временем план действий помогают вам повысить производительность труда и стать реалистами.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Выясните, что мешает вам работать, и сложите в воображаемый ящик «Саботаж: больше не требуется».

Правила общения

Самую лучшую древесину дают деревья, которые растут медленнее всего... Тот, у кого хватит честности и мужества, чтобы заглянуть в себя, и упорства, чтобы преодолевать препятствия, как внутренние, так и внешние... непременно обретет нечто, что не променял бы и на целый мир.

Шри Кришна Прем

Взглянем правде в глаза: стресс в офисе провоцируют «они», так ведь? Как было бы чудесно на работе, если бы начальником был не он, а кто-то другой, да вот хоть кадровик!

А может, этот человек вовсе не из вашей компании, он просто работает на вашего важнейшего клиента. Вам нужно угодить этому клиенту, но почему же ради этого приходится иметь дело с такой ведьмой? Или это полиграфическая фирма, у которой самые низкие цены в городе, но зато столько проблем со всем остальным...

После прочтения данной главы вы вряд ли станете матерью Терезой, но я уверена, что вам станет легче общаться даже с самыми заклятыми врагами. До совместного ужина дело, конечно, не дойдет, но вы совершенно точно перестанете глотать транквилизаторы всякий раз, когда они проходят по офису.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ИЗМЕНИТЕ РЕЖИМ

Предыдущие пять месяцев вы, по сути, разрабатывали для себя режим дня. А в июне мы с вами повеселимся. Вспомните, пожалуйста, что-нибудь такое, что вы долгое время делали одним и тем же способом, и подумайте, можно ли это делать по-другому? Скажем, каждое утро вы выполняете одни и те же действия в определенной последовательности: идете в ванную, варите кофе, выгуливаете собаку и будите ребенка. Попробуйте поменять эти действия местами, не боясь перемен.

Рабочий день начинается дома, но определенный режим есть и в офисе. Может быть, вы из тех, кто одновременно проверяет e-mail, открывает бумажные письма, слушает голосовые сообщения и пьет кофе? Если ответ утвердительный, делайте все по порядку и дайте, наконец, своей нервной системе отдохнуть.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: СКАЖИТЕ «СПАСИБО»

В этом месяце мы сосредоточим внимание не на делах, а на словах. Если у вас есть семья, возьмите за правило каждый день отдавать им должное за то, что они делают. Сын-подросток выносит мусор без напоминания? Муж кормит кота, если вы задержались на работе? Дочь накрыла на стол, хотя вы ее об этом не просили? Дайте им понять, что вы все это заметили, — поблагодарите их.

Если же семьи у вас нет, ежедневно благодарите хотя бы одного незнакомого человека, совершившего добрый поступок. Вас пропустили на дороге, для вас придержали дверь, вам помогли донести сумки до машины, подобрали оброненную вами вещь и вернули? Скажите спасибо. Эту модель поведения можно приложить и к работе. Как насчет курьера, сослуживца или даже начальника? Скажите им спасибо, не стесняйтесь.

Задача июня состоит в том, чтобы сделать признательность естественной частью вашей жизни. У вас есть выбор: вдохновлять других или презирать их. В этом месяце постарайтесь выбрать первое.

Первая неделя

Как повысить продуктивность совещаний

На этой неделе вы можете:

При помощи Волшебной формулы оптимизировать совещания.

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

Совещания — неизбежное зло. Собираться с коллегами в комнате для переговоров, конечно, нужно, но встречи эти имеют свойство затягиваться, ломая ваш тщательно продуманный график.

Ну что ж, на этой неделе нам в который раз поможет Волшебная формула (убрать, категоризировать, организовать). Она упростит жизнь вне зависимости от того, начальник вы или подчиненный. Навыки, которые вы приобрели в марте, создавая картотеку, вполне можно использовать в оптимизации процесса совещания.

УСТРАНИТЕ ЧРЕЗМЕРНОСТЬ

Начнем со сценария, в котором вы — начальник, проводящий совещания. Вот несколько наводящих вопросов. Как вы полагаете, эти совещания обычно плодотворны? Способствуют ли они повышению производительности труда ваших подчиненных или вы проводите их просто потому, что так надо, и никаких заслуживающих внимания результатов они не приносят? Как вы оцениваете свои навыки ведения совещаний?

Воспользуемся первым шагом Волшебной формулы (убрать), чтобы улучшить ваши (и не только) ощущения от совещаний. Вот несколько советов.

Сократите время совещания. Возможно, эти встречи продолжаются слишком долго и еще до того, как они заканчиваются, у ваших подчиненных иссякает творческий порыв? Не стоит ли урезать время, отведенное на презентации?

Сократите число участников. Вам и в самом деле нужны все, кого вы приглашаете на совещания? Или без кого-то можно запросто обойтись?

Сократите повестку. Не замечаете ли вы, как у собравшихся при упоминании определенных докладов стекленеют глаза? Нельзя ли облечь эти выступления в форму электронных писем и разослать всем сотрудникам, чтобы они могли ознакомиться с ними, не отходя от рабочих мест?

Сократите число совещаний. Вам непременно нужно проводить совещания раз в неделю? Или все же хватит ежемесячных?

Может быть, у вас есть свои предложения по оптимизации совещаний? Пожалуйста, запишите хотя бы три из них, не упуская деталей.

КАТЕГОРИЗИРУЙТЕ ПОВЕСТКУ СОВЕЩАНИЙ

Категории позволяют контролировать ситуацию. Вы уже научились использовать их при работе с картотекой, а теперь они помогут повысить продуктивность совещаний. Ниже описано несколько способов применения категоризации в интересующей нас области.

Для начала составьте список тем сообщений и определите докладчика по каждой из них. Лучше, если доклады о ходе проектов будут выстроены в определенной последовательности: от ключевых к наименее важным. Если в день проведения совещания возникнет аврал и времени у вас будет немного, вы по крайней мере успеете узнать то, что действительно важно для работы компании.

Каждый доклад можно условно разбить на подтемы. Допустим, в одном из помещений склада вашей компании запланирован ремонт. Прежде всего, вас, вероятно, будет интересовать финансовая сторона вопроса, затем — дизайн и, наконец, ход строительства (если работа уже началась).

А вот еще идея. Предположим, вы глава подразделения и несколько менеджеров должны отчитаться перед вами на сегодняшнем совещании. Детали проектов, разумеется, могут варьироваться, но каждый из них выступающие вполне могут разбить на три подтемы: финансы, текущее состояние дел, цели, которые должны быть достигнуты к следующему совещанию. Вы, таким образом, можете разработать универсальную схему выступлений на совещаниях и довести ее до сведения своих подчиненных.