Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

«Вечно одно и то же. Только сядешь поработать, тут же звонит телефон, мигает ICQ или приходит SMS, и в результате невозможно ничего сделать».

«Мне нужно, чтобы во время работы был включен телевизор или играла музыка. Это мне не мешает, а наоборот, помогает мозгу расслабиться».

«Как ни странно, меня всегда тошнит перед презентациями».

«Я четко определил приоритеты, но попробуйте заставить мою жену (ребенка, сослуживца, родителей) хоть в чем-то меня поддержать. Они так и норовят во всем мне помешать!»

Минуточку, так, значит, проблема в других? Все эти фразы объединяет одно: передача контроля кому-либо или чему-либо. Еще раз напоминаю, что вы не обязаны немедленно реагировать на каждую просьбу, отнимающую у вас время или отвлекающую внимание от того, над чем вы работаете. Нет нужды моментально отвечать на e-mail или перезванивать кому-то. И не стоит позволять коллеге задерживаться у вас в кабинете на полчаса с рассказом о том, как она провела выходные. У вас есть выбор. Если речь не о жизни и смерти, вы вполне можете сначала закончить свою работу, а потом уже реагировать на чью-то просьбу.

Моя подруга Сьюзи, к примеру, работает в крупной корпорации в другом часовом поясе. Довольно часто я звоню ей, чтобы поболтать, как раз тогда, когда у нее аврал на работе. Ее короткая фраза «Я сейчас не могу говорить» — все, что нужно для того, чтобы перенести разговор на более удобное время. У нас с ней ни разу не возникало из-за этого сложностей.

ПРИВЕДИТЕ СВОЮ РАБОТУ В НОРМУ

С людьми, которые считают свои просьбы срочными, в то время как вы полагаете иначе, всегда сложно иметь дело. Здесь важно учитывать связывающие вас отношения. Если начальник приходит к вам с просьбой, которую он считает срочной, то... она в любом случае срочная, даже если вы думаете иначе! Если просьба исходит от коллеги, с которым вам приятно работать, и при этом у вас есть время, помогите ему. Но в основном, к сожалению, просьбы поступают от лишенных такта персонажей, которые понятия не имеют, сколько времени вам придется на них потратить, или же настолько эгоцентричны, что уверены: вы должны бросить все и заняться их делом. Вне зависимости от того, какой именно сценарий реализуется в вашем случае, постарайтесь трезво оценить просьбу. Задайте себе следующие вопросы:

Сколько времени я потрачу на выполнение этой просьбы?

Есть ли у меня сейчас на это время? Это помешает выполнению моего дневного плана?

Легко ли выполнить эту просьбу? А если сложно, отдает ли себе в этом отчет проситель?

Часто ли этот человек приходит ко мне с незначительными просьбами? Не пытается ли он переложить часть своих должностных обязанностей на мои плечи?

Быстро ответив на эти вопросы, вы сможете оценить ситуацию. Вот возможные варианты ответа:

«Я бы с удовольствием, Джон, но у меня столько работы, что, к сожалению, я не могу заняться этим сейчас».

«Мери, а почему ты не можешь это сделать сама? Давай я тебе объясню, как действовать». (Это особенно эффективно в разговоре с новым сотрудником.)

«Карл, я мог бы тебе помочь, но у меня дедлайн. Может, поговорим чуть позже? Или попросишь кого-то еще?»

«Я вижу, что тебе нужна моя помощь, Пэт, но это и вправду нужно сделать именно сейчас? У тебя дедлайн?»

Не стоит злиться или раздражаться — если вы выразите это в открытую, попросту поссоритесь с коллегой, а если сдержитесь, нанесете ущерб собственной нервной системе. Представьте, что вы наставник и в вашу задачу входит: разъяснить человеку, как выполнить данную работу самостоятельно; направить его к кому-то, у кого найдется время помочь; проинформировать коллегу о том, что вы не являетесь его личным консультантом по всем рабочим проблемам вне зависимости от того, являются эти проблемы реальными или мнимыми.

Возможно, это прозвучит старомодно, но хорошие манеры обеспечат вам время, помощь и понимание. Такого результата вряд ли можно ожидать, если коллега требует внимания к своим проблемам или считает, что ему все позволено. Задача в том, чтобы четко установить свои границы и уважать чужие. Нам всем знакомы занудные или депрессивные люди, которые, стоит им только позволить, с удовольствием украдут наше рабочее время. Если вы скажете им «нет», это не только добавит вам уверенности в себе, но и станет хорошим уроком для них. Усвоят ли они его и изменят ли свое поведение? Скорее всего, нет — просто отправятся на поиски новой жертвы. Ну и пусть, главное — этой жертвой будете не вы!

АНАЛИЗИРУЙТЕ СВОИ И ЧУЖИЕ ПОСТУПКИ

На этой неделе вы должны выяснить, как именно коллеги отвлекают вас от работы. Не ухудшилась ли ситуация с тех пор, как вы стали заниматься по нашей программе? Если да, то не удивляйтесь этому. Не всем понравятся ваши усилия и возросшая продуктивность работы, ведь вы представляете угрозу привычному для них положению вещей. Сосредоточьтесь на плюсах: вам теперь легче работать, повысилась производительность труда, жизнь стала более сбалансированной. Но что это мы все о кознях других — вам стоит проследить и за собой тоже! Ведь это просто удивительно, насколько изощренно мы можем вредить сами себе. К концу недели вам нужно выявить все способы, которыми вы пытались помешать собственным шагам к организованной жизни. Запишите хотя бы три из них. Как только вы распознаете эти уловки, будьте начеку и душите их в зародыше. А затем перечислите три способа, которыми ломают ваш график сослуживцы. Заметки можно делать в течение рабочей недели или обобщить все в пятницу вечером. Закончив их, вы поразитесь тому, как часто и изобретательно вы занимаетесь не тем, чем надо. Есть ли противоядие? Да! Всегда помните силу и действенность этой фразы: «Скажи “нет”!»

Вот и закончился еще один напряженный месяц дзен-организации. Определение приоритетов со временем станет для вас абсолютно естественным делом, так что не удивляйтесь, когда осознаете, что все и всегда стараетесь расставить в порядке убывания важности. Сегодня это ваши рабочие проекты, завтра — аттракционы в парке развлечений... Вы просто не сможете остановиться!

Каждый день мы принимаем решения, в той или иной степени влияющие на нашу жизнь. Определение приоритетов необходимо для того, чтобы решения эти были мудрыми. Это очень важный навык, овладевая им надо быть терпеливыми. Помните, что ключи к успеху — знание и практика. Кстати, изменились ли ваши приоритеты после прочтения этой главы?

МАЙ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Установите, почему вам до сих пор не удалось определить приоритеты. Сделав это, вы освободитесь от груза прошлого и приготовитесь к разработке новой позитивной жизненной программы.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Разберитесь, что за фильм или песня крутится у вас в голове. Очень может быть, что пора сменить пластинку! Надо только понять, сколько времени это займет.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ