Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Если вы хотите в первую очередь служить своей аудитории: коллегам, студентам, прихожанам, друзьям, а не собственному эго, вы естественным образом сократите количество лишних слов.

• Это может показаться простым, но именно здесь большинство людей сбиваются с пути. Мы склонны слишком много думать о том, что мы хотим сказать, а не о том, что должны услышать другие.

СВЯТОЙ ОТЕЦ СОГЛАСЕН: Папа Римский Франциск в сентябре 2021 года велел католическим священникам в Словакии сократить продолжительность проповедей с 40 минут до 10, чтобы люди не потеряли интерес. «Больше всего аплодируют монахини, потому что они заложницы наших проповедей», – пошутил он.

• Папа Римский сделал то, что должны сделать вы: начинайте любое общение, думая в первую очередь о своей конкретной аудитории и ее желаниях.

Представьте, что находится в голове человека, к которому вы пытаетесь обратиться. Это легко, если речь идет об одном человеке, но если вы нацелены на группу, все равно сосредоточьтесь на конкретном человеке, имени, лице, профессии.

• Всегда делайте это до начала общения. Если вы пытаетесь обратиться ко всем, обычно вы не достучитесь ни до кого. Если выделить конкретного человека, к которому вы хотите обратиться, это значительно прояснит ситуацию.

СЛЕДУЮЩИЙ ПРАВИЛЬНЫЙ ШАГ

Это был конец 2015 года, и мы втроем вели ожесточенную тайную борьбу за то, чтобы покинуть Politico – наше детище, наш первый стартап. Роберт Оллбриттон, владелец компании, делал нашу жизнь невыносимой. Мы хотели нанести ответный удар, причем ощутимый.

Джим сидел, развалившись, на скамье в Церкви Христа в Александрии, штат Вирджиния, пока пастор Дэвид Глэйд рассказывал о том, как трудно быть хорошим. Он рассказал историю, как его дети удивлялись, что при всем хаосе и сложностях жизни человек все-таки может решить всегда поступать правильно.

• Пастор Глэйд хотел сократить этот большой экзистенциальный вопрос до чего-то более удобоваримого. Он предложил своим детям всего девять слов мудрости, которыми позже мы тоже руководствовались во время нашего ухода из стартапа, и которые сформировали то, как мы живем сегодня: «Следующий правильный поступок – единственное, что вы всегда можете сделать».

Подумайте о том, насколько проста и пряма эта одна строчка, как легко она запоминается. Он мог бы говорить и дальше, цитируя Евангелие от Луки, поэтично изъясняясь на койне[1]. Или мог, пересказывая мудрость К. С. Льюиса, сделать эту фразу еще более короткой: «Делайте следующий правильный шаг».

• Пастор Глэйд точно уловил самый важный урок современных коммуникаций: короткие, умные, простые и прямые сообщения могут пробиться и остаться в истории.

• В послании к своим прихожанам в октябре 2021 года Глэйд процитировал «Элементы стиля» Уильяма Странка: «Сильная проза – сжатая проза. В предложении не должно быть лишних слов, в абзаце – лишних предложений, так же как на чертеже нет лишних линий, а у машины – лишних деталей».

Это противоположно стратегии телевидения, где каналы часто пытаются охватить как можно более широкую аудиторию, ориентируясь на наименее информированного зрителя. Это приводит к отуплению контента и его насыщению общеизвестной информацией.

• Не делайте так. Вместо этого представьте умного, занятого, любопытного человека в центре большого круга, на который вы нацелились. Реального человека с реальной работой и реальными потребностями. Этот человек должен быть заинтересован в вашей теме и готов к взаимодействию.

• То, что вы представите, поможет прояснить, что ваша аудитория уже знает, а что может быть для нее новым, интересным, захватывающим. Это также сформирует ваш голос, точку зрения на информацию и то, каким образом вы объясните читателям, почему ваше сообщение должно иметь для нее значение.

• Ваше сообщение найдет отклик у читателей, которые заметят и оценят уважение, проявленное вами к их времени и интеллекту.

Второй и не менее важный шаг к Умной краткости – это строгая адаптация вашего сообщения под целевого читателя. Вы действительно научитесь Умной краткости, только когда будете понимать, что именно этот представленный вами человек должен запомнить из вашего сообщения, и найдете краткие, яркие, запоминающиеся способы выразить это.

• Проверьте себя: попросите друга прочитать то, что вы только что написали, или прочитайте ему несколько абзацев. Затем попросите его назвать вам одну большую идею, которую вы пытались донести до читателя. Это унизительно, но так полезно.

• Так вы узнаете, что самый простой способ донести то, что вы хотите сказать, – это… просто сказать это. И хватит. Ваш друг сможет повторить вашу ключевую мысль почти дословно.

Мы могли бы заканчивать каждую главу книги словами: «И хватит!» Люди редко умеют вовремя остановиться, и именно это ставит их в невыгодное положение. Мы закапываем хорошие мысли в куче слов. Мы заставляем людей догадываться, что мы хотим сказать, вместо того чтобы просто выпалить все как есть. Не будьте вычурными – будьте эффективными.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Вы станете гораздо лучшим собеседником, если научитесь придавать своим мыслям и идеям остроту, упаковывать их и перестанете тратить слова и время впустую.

• Мы склонны общаться эгоистично. Когда мы садимся писать или встаем, чтобы выступить, или включаем микрофон, чтобы записывать, мы думаем о том, что хотим сказать, а не о том, что хотели бы или должны услышать другие люди. Измените этот подход.

Рассмотрим это в контексте извинений:

• «Мне очень жаль, что я это сказал, но вот о чем я думал… и еще то, что ты сделал за несколько минут до этого разговора меня расстроило и спровоцировало сказать эти гадости…»

• Лучше: «Я искренне извиняюсь за свои слова».

Видите, как намерение извиниться теряется в тумане ненужных слов?

• Трусы прячутся за придаточными предложениями.

Перенесите ситуацию на рабочее место или в классную комнату. Нигде мы так не маскируем, не искажаем и не подавляем свои истинные чувства, как при предоставлении и получении обратной связи. Очень немногие люди имеют достаточную уверенность в себе, чтобы быть прямолинейными. Мы склонны танцевать вокруг трудных, но необходимых объяснений.

• «Вы делаете так много замечательных вещей, и я знаю, что у меня есть свои недостатки, а жизнь трудна и непредсказуема, но мне действительно нужно, чтобы вы приложили немного больше усилий в проектах, которые мы вам поручаем. Если вы и дальше будете затягивать, мне придется ввести для вас KPI».

• Лучше: «Вот в чем вам стоит быстро совершенствоваться: прилагайте больше усилий к основным задачам».

Подумайте о моментах, когда вам нужно сообщить кому-то о своих планах. Подумайте, сколько слов и времени вы тратите на то, чтобы проговаривать каждую свою постороннюю мысль и объяснять каждое решение.

• «Привет, Нэнси, извини за изменение планов – такой хаос со всей этой работой и коронавирусом – но нам придется перенести обед в ту милую пекарню на углу. Я угощаю, так как постоянно меняю планы, особенно этим летом. И это бесит».

• Лучше: «Нужно перенести обед в пекарню на углу. Я угощаю».

Еще хуже, что то же самое происходит с простыми рабочими сообщениями.

• «Джон, после множества встреч и бесконечных обсуждений мы решили сократить состав понедельничных встреч до основного состава руководства. Знайте, что это было источником большого разочарования для многих, особенно учитывая, что размер группы растет так быстро».

Кто вообще хочет продираться сквозь эту кашу, чтобы понять суть?

• Лучше: «ОБНОВЛЕНИЕ: Состав совещаний по понедельникам сокращен до основной команды менеджеров».

ПРОСТО СКАЖИТЕ

Лиза Росс – жена, мать, генеральный директор и консультант руководителей компаний по всему миру – обращается с просьбой ко всем в своей жизни: просто скажите то, что вы имеете в виду, искренне и коротко.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: «Мы прячем неуверенность в себе за лишними словами, – говорит Росс, генеральный директор компании Edelman, мирового коммуникационного гиганта, – Ваше послание теряется, ваша искренность под вопросом, и я начинаю задумываться над вашей компетентностью, потому что вы пытаетесь