Критические вопросы теории и практики систем - К. Эллис

система, основанная на знаниях, является предметом докторской диссертации на архитектурном факультете Стамбульского технического университета. Диссертация выполнена под руководством проф. д-ра Нигана Баязита, чьи советы, поддержка и ценные идеи сыграли важную роль на протяжении всего процесса разработки системы.

 

ИНСТРУМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ В Carbocol

 

Клеменсия Моралес Монтехо

Школа вычислительных и информационных систем Университета Хамберсайд

 

АБСТРАКТ

В данной статье, представляющей собой краткое изложение моей магистерской диссертации (Morales, 1992), рассматривается методика, позволяющая выявлять и измерять показатели стабильности (ПСС). Показатели стабильности используются в качестве инструмента организационного планирования и контроля. СИ - это мера тех организационных переменных, которые характеризуют общее состояние организации. Предполагается, что организация стабильна, если она контролируется и планы управления реализуются на практике.

Факторами, побудившими к проведению данного исследования, стали необходимость интеграции функций планирования и контроля и потребность в гибких методах оценки в организациях. В качестве теоретической основы в работе использованы системный подход, кибернетический подход и подход к стратегическому планированию.

Эта методология была использована в проекте с Carbocol (Колумбийская национальная угольная компания). Управленческие способности были активно использованы для изучения прошлых и настоящих проблем компании, а также в качестве средства их решения. Приход к набору необходимых для управления СИ является результатом процесса обучения. Постоянная обратная связь со всей системой помогает определять стратегии, поскольку характеризуется прогрессивным знанием институциональной программы обучения.

 

1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КАРБОКОЛА

Правительство Колумбии взяло на себя задачу создания Carbocol в 1976 году. Основной задачей Carbocol является финансирование различных видов деятельности в угольной промышленности, оказание финансовой и технической помощи шахтерам, улучшение их социальных и экономических условий, а также борьба с загрязнением окружающей среды. Carbocol нельзя считать изолированной структурой, скорее, это динамично развивающаяся организация, играющая важную роль в экономике Колумбии. Сегодня она оказывает большое социальное и экономическое влияние на страну. Поэтому она связана с другими организациями, составляющими экономику страны, и, таким образом, испытывает влияние мировой экономики.

 

ПОКАЗАТЕЛИ СТАБИЛЬНОСТИ

В связи с последней серией нефтяных кризисов переход с нефти на уголь создал огромный спрос на импорт энергетического угля. Кризис помог новым угледобывающим странам, таким как Колумбия, закрепиться на рынке. Действительно, кризисы открыли перед Колумбией широкие возможности, так как в ходе исследований были обнаружены месторождения угля, составляющие более 40% запасов Латинской Америки.

Была выбрана методика определения и измерения показателей устойчивости, использованная в пилотном прототипе для проекта Central Cerrejon. Этот проект, осуществляемый открытым способом, позволяет добывать энергетический уголь как дешево, так и выгодно. Carbocol управляет шахтой совместно с оператором и осуществляет прямую коммерческую реализацию угля.

 

2. ПРОБЛЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ И НЕОБХОДИМОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОКАЗАТЕЛЕЙ СТАБИЛЬНОСТИ

Существует ряд проблем, которые существенно затрудняют организацию, планирование и контроль деятельности такой компании, как Carbocol. Эти трудности носят в основном технический, финансовый и мана-гериальный характер. К техническим проблемам можно отнести, например, неопытность колумбийских руководителей в ведении переговоров по крупным техническим проектам, а также неопытность колумбийских инжиниринговых компаний в работе с крупными техническими проектами. К числу важных финансовых проблем относятся горнодобывающие проекты, представляющие собой долгосрочные инвестиции, которые делают возврат капитала достаточно медленным, а также сложность прогнозирования цен на уголь на международном рынке в условиях жесткой конкуренции. Что касается управленческих проблем, то политическая нестабильность в стране ставит под угрозу непрерывность проекта.

Показатели Sf предупреждают руководство об изменениях в состоянии организации. Если показатели близки к стандартному значению, то в организации наблюдается стабильность. Колебания значений показателей Sf указывают на нестабильность организации. Таким образом, показатели Sf повышают информированность руководства о состоянии организации и, соответственно, способность руководства контролировать его.

 

3. МЕТОДОЛОГИЯ

Методы системного, кибернетического и стратегического планирования предлагают способы импровизации, понимания и изучения реальности организаций. Системный подход дает представление об организации в целом и выявляет различные системы, подсистемы и процессы, присутствующие в организации. Кибернетика расширяет возможности интерпретации и анализа чрезвычайно сложных ситуаций. Стратегическое планирование предлагает способы разработки или генерирования стратегий, а также способы их анализа и оценки.

При разработке методики идентификации и измерения СИ были использованы методы всех трех областей.

Для достижения эффективности системы индикаторов необходимо:

A. искать истоки проблем планирования и контроля в организации;

B. создать оптимальные организационные условия для того, чтобы методология работала в полном объеме времени;

C. правильность структуры исследуемой организации; определять и обрабатывать индикаторы стабильности; измерять показатели; и

F. эффективно управлять процессом внедрения.

 

Приведенное здесь объяснение каждого из этапов методологии основано на исследовании Carbocol:

3.1. Поиск истоков проблем в планировании и контроле

На этом этапе предполагалось провести диагностику возможных причин возникновения проблем в планировании и контроле Carbocol. Среди выявленных трудностей были следующие:

i. отсутствие приверженности стратегическому планированию;

ii. слабая интеграция функции планирования и контроля;

iii. недостатки в структурировании плана;

iv. недостатки в процессе планирования;

v. слабость мер, предусмотренных планом;

vi. отсутствие внутренней и внешней координации и участия,

vii. плохая коммуникация в Carbocol.

 

3.2. Создание условий для эффективного решения проблемы планирования и контроля в Carbocol

При проведении исследования Carbocol выяснилось, что мнение сотрудников очень полезно для оценки организации. Кроме того, можно сказать, что успешная система показателей жизнеспособна только при условии сотрудничества с руководителями и их понимания организации через участие в наблюдениях, интервью и постоянных дискуссиях, сравнивающих "реальный мир" и "абстрактную модель".

3.3. Структурирование исследуемой организации

Наиболее подходящие показатели стабильности должны быть легко идентифицируемы после структурирования организации. Затем необходимо найти оптимальную структуру организации, чтобы она охватывала основные виды деятельности, подлежащие измерению. Этот этап подразделяется на три основные фазы: организационное моделирование, оперативное моделирование и стратегическое планирование.

Организационное моделирование определило рекурсивную структуру компании Carbocol. В ней организация была разделена на стратегические бизнес-единицы (SBU). Для каждого SBU в соответствии с каждым уровнем рекурсии была определена модель жизнеспособной системы (VSM) (Beer, 1979; 1985).

Операционное моделирование должно быть результатом рационализации различных организационных процессов в соответствии с тем, "что должно быть сделано" на каждом уровне рекурсии. Компания Carbocol получала уголь на грузовиках в шахте, а затем должна была позаботиться о его транспортировке по суше до железной дороги. Второй оператор отвечал за наземный транспорт, а третий оператор занимался транспортировкой угля в порту до момента его отгрузки.

Стратегический план определяет и обсуждает стратегическое планирование компании Carbocol. Основное внимание было уделено сначала внешнему, а затем внутреннему анализу организации как целостной структуры. Таким образом, гарантируется, что решения, принимаемые на каждом уровне, соответствуют его уровню рекурсии.

3.4. Определение и обработка показателей устойчивости

В процессе определения важно выбрать существенные показатели, которые