Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Глубоко вдохните, спланируйте работу и убедитесь сами, что завершить проекты в срок реально. Не исключено, что в итоге вам удастся посетить гораздо больше вечеринок, чем вы думали.

ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЕ БОЛЕЗНИ И ПУТЕШЕСТВИЯ

Вы, вероятно, удивились, увидев рядом слова «болезни» и «путешествия». Одно относится к категории проблем, другое — я надеюсь! — к категории удовольствий. Но с точки зрения графика оба явления — палки о двух концах. В декабре вы легко можете оказаться вне офиса — либо в отпуске, либо на больничном. Если вы в отпуске, паниковать нет причины. В главе «Июль» есть необходимые советы, которые позволят вам не работать на отдыхе, потому что вы будете знать, что проекты доведут до конца даже в ваше отсутствие. С помощью той же главы можно научиться оставлять свое рабочее место в таком состоянии, чтобы коллеги легко отыскивали необходимую им информацию. Если вы организованны, простуда или грипп могут вывести вас из строя, но вашу работу продолжат коллеги. Это так приятно — знать, что ты всегда можешь указать место, где находится необходимый документ, и его там найдут. Человек, находящийся во власти фантазий вроде «У меня на столе беспорядок, но я всегда могу найти то, что мне нужно», этого ощущения лишен.

А что, если у вас есть коллега, который, в отличие от вас, неорганизован? Предположим, он уедет в отпуск или заболеет и вам нужно будет его прикрыть. Но вы ведь понятия не имеете, как найти хоть что-то в его кабинете! Если вы общаетесь с ним регулярно, лучше спросите его уже сейчас, как он поступает с информацией, которая важна для вашей совместной работы. Такой человек, скорее всего, попросту не знает, как строить работу, и его скрытность может быть связана именно с этим. Поделитесь с ним своими знаниями и умениями. Вы ведь в одной команде!

Многие не уверенные в себе люди работают по такой таинственной системе, что, кроме них, доступ к информации не может получить никто. Когда мне попадается клиент с таким подходом к делу, я настоятельно рекомендую ему составить детальное описание своей работы. По крайней мере, если он уйдет из компании, тот, кто займет его место, будет представлять, по каким принципам строил работу предшественник. Вот несколько советов, которые помогут вам пережить отъезд коллеги в отпуск (или его болезнь).

Если вы знаете о том, что в декабре коллега собирается уйти в отпуск, попросите его сообщить вам информацию, необходимую для продолжения проекта вами. Если коллега не хочет делиться сведениями, постарайтесь получить их иначе.

Люди не слишком любят делиться информацией о своих проектах. Нередко это связано с опасением, что вы можете сделать эту работу лучше. Убедите коллегу в том, что вы одна команда и что ваше предложение призвано помочь вам обоим. Имея нужную информацию, вы сможете развивать проект, а значит, коллеге по возвращении из отпуска не придется сидеть по ночам, чтобы уложиться с работой в срок.

Если ваш сослуживец и после этого не захочет пойти вам навстречу, придется предпринять крайние меры и подключить к делу руководство.

Работая в тесной связке с коллегой, можно создать систему взаимозаменяемости: у тебя отпуск — я тебя прикрываю, у меня отпуск — ты меня прикрываешь. Такая система позволяет людям объединять усилия и повышать эффективность работы.

Если у вас есть помощник, убедитесь в том, что он знает, когда дедлайн у ваших проектов. Он ведь должен вам помогать — вот пусть и помогает. Если кто-то получит доступ к вашему календарю и будет вести ваши дела, работать станет значительно легче. А помощник, видящий всю картину целиком, в трудной ситуации просто незаменим. Делясь с кем-то знанием, вы не становитесь менее могущественным, наоборот. И кто знает — возможно, у человека, с которым вы поделились информацией, появятся свежие идеи по улучшению работы над проектом?

Наконец, если вы видите, что неожиданно возникшее препятствие может помешать вам сдать проект в срок, не прячьте голову в песок, а немедленно поговорите с начальником или клиентом (в зависимости от ситуации). Нередко клиенты без возражений идут на перенос дедлайнов, и, как уже говорилось, особенно часто такое случается именно в декабре. Если же это невозможно, призовите на помощь коллег и попробуйте вместе найти решение проблемы. Страх лишает нас способности ясно мыслить. А общение — лучшее лекарство от этой болезни.

Четвертая неделя

Наслаждайтесь этой неделей и готовьтесь к Новому году

На этой неделе вы можете:

Составить план, который теперь, когда ваша работа организованна, позволит в новом году добиться еще больших успехов.

Наслаждаться праздниками.

Необходимое время: от 30 до 90 минут.

Если вы снова начали читать эту книгу с января, вы проделали долгий путь. Оглянитесь назад. Сколько новых привычек у вас появилось? Сколько хороших дел теперь делаете не задумываясь? Вне зависимости от того, идет ли речь об экономии времени, денег или сил, — вы приняли меры к повышению продуктивности работы. Это был ваш выбор. Нет, не так: это было ваше решение.

Хотя прежние привычки не помогают нам лучше работать, они тем не менее создают обманчивое ощущение комфорта. Если степень организованности, которой вы достигли, вас пока не устраивает, не казните себя. Человек есть человек. Важно помнить, что, если вы приложите усилия, действия, которые сегодня кажутся новыми и необычными, завтра станут нормой.

Это последняя неделя года, и я знаю, что вы уже готовитесь к праздникам, поэтому никаких заданий не будет — лишь несколько вопросов.

ОЦЕНИТЕ СИТУАЦИЮ

Давайте заглянем в будущее. Во многих культурах неделя перед Рождеством и Новым годом — время очищения от старого и подготовки к новому. Это может быть внешняя работа, подразумевающая уборку и вынос вещей на помойку, но обязательно должна быть и внутренняя — расчистка дороги к жизни, о которой мы мечтаем. И эта возможность представляется вам каждый год.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам сделать новый год таким, каким он, по вашему мнению, должен быть.

Какие рабочие и домашние привычки в наибольшей степени изменили вашу жизнь? В идеале надо назвать по пять привычек для обеих категорий. Можно ли еще больше развить одну из этих привычек и усилить ее влияние на вашу жизнь? Не думали ли вы о том, чтобы объединить некоторые из этих привычек в системы, которые могли бы облегчить ваши повседневные заботы?

Не было ли таких привычек, от которых вы быстро отказались? Как вы думаете, почему так случилось? Если это произошло из-за того, что вы вынуждены были перенести силы на что-то другое, могли бы вы снова попытаться ввести эти привычки в свою жизнь? Или вы чувствовали, что ваша ситуация уникальна, а потому толку от этих привычек не будет? Нет ничего страшного в том, что какие-то привычки не прижились, но очень важно знать, почему так вышло. Если вы скажете, что пропустили некоторые из них потому, что вам было сложно их освоить или вы просто поленились, я отвечу, что ничто человеческое вам не чуждо. Но дело в том, что каждая привычка, о которой я говорила, имела свое предназначение и должна была работать вместе с другими. Может быть, стоит дать им еще один шанс изменить вашу жизнь к лучшему?