Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум - Михаил Рыбаков

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и фрилансеры. Во-вторых, даже в компании крупной можно выделить категории персонала, которые могут хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в полях. И, конечно, наши коллеги – консультанты и тренеры.

Также вы можете ввести возможность (частично) работать удаленно в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно.

При этом вы получите экономию на рабочих местах: если «вольных» специалистов у вас несколько, они могут пользоваться возможностями офиса по очереди. Сегодня у каждого квалифицированного специалиста есть ноутбук, планшет или хотя бы смартфон, так что, по сути, его рабочее место всегда с собой. От офиса ему нужны только стол, стул, а также подключение к Интернету и компьютерной сети организации: как правило, беспроводное. Ну и периодически переговорные комнаты, проектор и т. д.

Здесь есть несколько условий.

• Функционал сотрудника должен допускать такой режим работы.

• Необходимо формализовать бизнес-процессы, в которых задействован сотрудник.

• Человек должен быть достаточно опытным и лояльным к компании.

• Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать». Но мы уже обсуждали в главе «Персонал», как не допустить их появления.

• Нужно наладить эффективное взаимодействие и систему контроля, о чем мы поговорим ниже.

• При необходимости сотрудника нужно обеспечить техническими средствами.

Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании

Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их количество – реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства, как мейл, телефон, Skype (и другие популярные мессенджеры), закрытые чаты и группы в социальных сетях, защищенная корпоративная сеть (VPN[447]) и т. д. Если нужно, ваша команда может быть на связи 24 часа в сутки независимо от физического местоположения людей. Например, я часто общаюсь с клиентами и партнерами по Skype, консультирую из любой точки мира. И не плачу за связь ни копейки, кроме стоимости трафика. Интернет сейчас есть почти везде: через WiFi, 3G и т. п.

Существенно облегчают жизнь облачные технологии. В простейшем случае (Dropbox, Google Drive и пр.) данные хранятся в «облаке» на удаленном сервере и мгновенно синхронизируются между всеми устройствами: вашими и участников вашей команды. Если человек потерял компьютер или его украли, данные восстановить очень просто. В «облаке» работают и сложные ИТ-системы (например, 1С, Битрикс24 и т. д.) с защищенным доступом из любой точки мира: с ноутбуков и смартфонов.

Еще один существенный момент. Для многих видов бизнеса очень важен входящий телефонный номер, который указывается в рекламе: на него звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных, организаций физический переезд офиса означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников вне основного офиса.

Вы можете купить «виртуальный телефонный номер». Он может относиться к разным городам и странам: можно московский, а можно лондонский. Вы выбираете его в зависимости от того, где ведете бизнес и откуда вам поступает максимум звонков, компанией из какой страны вы хотите представляться своим клиентам. Физически вы можете находиться где угодно в мире. При входящем звонке система автоматически по очереди набирает указанные вами телефонные номера и мессенджеры, пока не дозвонится вам. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т. п. А также мгновенно менять эти параметры через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников, принимать факсы и т. д. Во многих сервисах есть также своя CRM, возможность записывать звонки для последующего контроля. Рекомендую!

Могут помочь средства коллективной работы. Например, площадки для проведения онлайн-конференций, где сотрудники могут общаться, обсуждать презентации, совместно пользоваться общей «доской» и пр. Для многих задач достаточно Skype, но есть и более «продвинутые» решения.

Полезны программы для удаленной работы над проектами, системы постановки и контроля выполнения задач, такие как Мегаплан. Например, мой сайт сопровождает ИТ-команда, разбросанная по разным странам: уже несколько лет мы успешно взаимодействуем через сервис Basecamp.com.

Интересные решения описал Алексей Тимонин в своем комментарии в начале главы «Управление проектами».

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от должности:

• Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, фирма не обязана его оплачивать.

• Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: контакты, документы и т. д.

• Смартфон и/или планшет. Конечно, возможности тут попроще, чем у ноутбука, но с каждым годом растут. К тому же это как правило лишь терминал, дающий доступ к системе, расположенной на сервере.

Коворкинг-центры

Отдельно хочу сказать про новую возможность пользоваться офисом, в реальности не имея его. Коворкинг-центры[448] становятся все более популярны. Это офис, разделяемый между многими небольшими компаниями или фрилансерами. Вы можете арендовать в нем (хоть на несколько часов) рабочее место и различные дополнительные возможности к нему: от Интернета и принтера до общего секретаря.

Способ контроля персонала

Перво-наперво, грамотно нанимайте людей и мотивируйте их на результат – контроля понадобится значительно меньше. Внедрите систему удаленных совещаний и отчетности, из которой вы будете понимать, как работает сотрудник. Используйте все вышеописанные средства связи.

Настрой на работу

Действительно, чтобы работать вне офиса, нужна недюжинная сила воли. Особенно если вы трудитесь дома, и у вас есть дети. И именно офис помогает мобилизоваться.

Тут уже решать вам. Возможно, специфика вашей работы и сотрудников такова, что без офиса – никак. Впрочем, возможность построения «удаленной» компании во многом зависит от установок в голове ее первого лица. Если поставите себе такую цель – сможете.

Представительские функции

Офис – место, где вы принимаете своих клиентов и партнеров. По моему опыту, во многих случаях вполне можно вести переговоры на территории клиента или в ресторанах и кафе. Более того, клиенту приятно, что вы идете ему навстречу и готовы приехать к нему в офис: опять же, в крупных городах это экономит его время.