Критические вопросы теории и практики систем - К. Эллис

"та отрасль менеджмента, которая занимается услугами по получению, регистрации и анализу информации, планированию и коммуникации, с помощью которых руководство предприятия защищает свои активы, продвигает свои дела и достигает своих целей".

На практическом уровне Институт признает, что административный менеджмент является как специфической ролью, так и общей задачей в рамках управления для тех, кто переходит от профессиональной или технической подготовки к управленческому статусу. Признавая профессиональную роль административного управления, следует также отметить личную ответственность всех сотрудников организации. Каждый человек в организации в той или иной степени вовлечен в административную работу.

В прошлом административная поддержка рассматривалась как работа, выполняемая в офисе с использованием соответствующих канцелярских или секретарских услуг. Создание систем административной поддержки рассматривалось как малозатратная инвестиция: работали сравнительно простые системы, неквалифицированные и полуквалифицированные работники набирались из большого количества рабочей силы, а физические ресурсы были стабильными, легкодоступными и относительно дешевыми. Обеспечить технологическую поддержку и инфраструктуру, необходимую современным людям, принимающим решения, становится все дороже. Логика бизнеса заставляет нас полагать, что с увеличением расходов будет связано повышение производительности. Однако определить ощутимый выигрыш довольно сложно, и многие организации остановились на концепции добавленной стоимости, а не на строгой модели "затраты/выгоды". Есть свидетельства того, что организации выживают в условиях растущей конкуренции на рынке, но трудно приписать добавленную стоимость какому-то одному конкретному фактору.

 

Можно утверждать, что административные системы существуют главным образом для того, чтобы информировать руководство и способствовать процессу принятия решений в организации путем предоставления полезной и своевременной информации. Чтобы быть полезной, информация должна быть доступной как с точки зрения ее наличия, так и с точки зрения ее смысла. Несмотря на то, что признается необходимость согласования или интеграции стратегий развития бизнеса и информационных систем, существует мало документальных свидетельств, позволяющих определить их влияние на административные системы и процедуры.

Мы наблюдаем серьезные изменения во многих традиционных структурах и процедурах, поскольку последствия непрерывного технологического прогресса в сочетании с быстрыми темпами изменений оказывают влияние на бизнес:

Более плоские/обучаемые организационные структуры;

Расширение доступа к широкому спектру данных;

Расширение прав и возможностей лиц, принимающих решения;

Возможность работы из любого места;

Все больший отход от бумажных операций.

Организации стремятся проводить изменения с минимальным или приемлемым уровнем риска, однако любые изменения несут в себе угрозы и возможности. В то время как технофобия, недостаток общения и трудности адаптации к новым ситуациям являются одними из угроз, которые могут препятствовать принятию изменений, возможность смены власти, основанной на доступности и наличии информации, была признана Найтом и Силком (Knight and Silk, 1990). В связи с этим возникает вопрос: будут ли изменения в информационных потоках и в обеспечении административно-управленческих систем означать, что администрирование в том виде, в котором мы его знаем, исчезнет; можем ли мы позволить себе рассматривать административные системы как периферийную деятельность в организациях?

Рост культуры обслуживания в Великобритании привел к развитию аутсорсинговых услуг поддержки бизнеса, начиная от ИТ и заканчивая персоналом, закупками, дистрибуцией и транспортом, а также управлением недвижимостью. Хотя многие из этих услуг изначально были частью функций, выполняемых поставщиками, или управлялись наряду с основными бизнес-функциями, необходимость повышения производительности, сокращения накладных расходов и максимизации стоимости активов побудила организации рассмотреть возможность/стоимость передачи этих вспомогательных функций на аутсорсинг. При этом необходимо учитывать опасения, связанные с потерей контроля над этими функциями, многие из которых рассматриваются как основа административной деятельности. В любой организации, передавшей на аутсорсинг все или многие из этих вспомогательных услуг, все равно будет присутствовать административный элемент в рамках основной бизнес-функции и необходимость сохранять определенный контроль над переданной на аутсорсинг деятельностью.

 

УПРАВЛЕНИЕ СИЛАМИ, СОЗДАЮЩИМИ ПРОБЛЕМЫ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НОВЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАТИВНЫХ СИСТЕМАХ

Одним из важнейших событий, повлиявших на административные системы, опирающиеся на компьютерную инфраструктуру, является законодательство. В ответ на потенциальное злоупотребление технологиями правительство, в конце концов, создало ряд законодательных инициатив - Закон о защите данных (1984 г.), Закон об авторском праве, дизайне и патентах (1988 г.), Закон о злоупотреблении компьютерными технологиями (1990 г.) - все они имеют отношение к современным административным системам. В идеале эти законодательные нормы должны предотвратить злоупотребление технологическими административными системами; в реальности, как можно утверждать, дело обстоит несколько иначе.

Многие исследования показали, что организации (да и люди) действуют в рамках закона лишь в ограниченной степени: нерегистрация в соответствии с Законом о защите данных.

Ежегодно компания теряет миллиарды фунтов стерлингов, случаи взлома, заражения вирусами и компьютерного мошенничества хорошо известны.

Технологии несут в себе потенциал либерализации как информации, так и программного обеспечения. В связи с этим организациям и частным лицам относительно легко обойти закон: компьютерное мошенничество, взломы и вирусы чрезвычайно трудно отследить (и весьма вероятно, что во многих случаях они остаются незамеченными и совершенно не выявленными); распространение информации за пределы реестра пользователей данных происходит просто, быстро и настолько широко, что регистратор данных и его сотрудники не в состоянии за этим уследить; такие организации, как Федерация по борьбе с кражей программного обеспечения, прекрасно понимают, что даже ничтожная доля широкомасштабных нарушений авторских прав на программное обеспечение не поддается контролю.

Несмотря на относительную легкость, с которой организации могут избежать последствий законодательных ограничений, многие из них, несомненно, пытаются оставаться в рамках закона, что само по себе может создать дополнительные проблемы для административных систем. В какой степени меры безопасности могут предотвратить компьютерное мошенничество, взлом или занесение вирусов? Сдерживает ли аудит программного обеспечения незаконное копирование программ? Действительно ли регистрация индивидуальных пользователей данных в организации предотвращает передачу информации незарегистрированным третьим лицам?

К традиционным ожиданиям от административных систем добавляются новые, еще более сложные административные требования, и отсюда вытекает новая проблема: организации нуждаются в технологиях для эффективного функционирования административных систем, но их административные системы не в состоянии удовлетворить требования законодательных ограничений на использование технологий. Мало того, что либерализация использования технологий (возможно, правильная) подрывается, так еще и меры по решению проблем - законодательные акты - сами по себе порождают новые проблемы для современных административных систем.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Практический опыт подсказывает нам, что в управлении административными системами существует проблема соотношения свободы и контроля. С одной стороны, организации признают необходимость владения и контроля над данными на персональном уровне, что приводит к расширению прав и возможностей лиц, принимающих решения. В то же время система, которая расширяет возможности лиц, принимающих решения, может привести к противоречию, поскольку открываются шлюзы для потенциальной потери контроля над административными системами.

Мифическое предположение о том, что каждый может заниматься администрированием и что для этого не требуется особых навыков, возможно, укрепилось благодаря внедрению