Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

культуре и считали, что все будет хорошо, если люди будут просто выполнять свою работу.

Мы глубоко ошибались. Уровень оттока кадров был настолько высок, что национальный журнал The New Republic написал, что наша компания – «место, где работать невыносимо». Мы должны были измениться, начав с более прозрачных и регулярных бесед с сотрудниками.

• Сейчас мы в Axios преуспеваем в этом вопросе, общаясь внутри компании так, как мы общаемся с читателями. Это началось с того, что мы называем «Пять Больших вещей» – еженедельной рассылки, написанной в стиле Умной краткости. В ней мы в порядке важности перечисляем то, о чем думаем и что делаем. Это откровенно, весело и необходимо.

Джим пишет ее каждое воскресенье с помощью нашего начальника штаба Кайлы Браун – души нашей организации. Раньше она делала подобную пятничную рассылку и убедилась, что так нужно общаться все время. Так родились «Пять Больших вещей».

Рою пришла в голову гениальная идея: пусть каждый руководитель сделает такую же рассылку для своей команды и поделится ей со своими коллегами. Теперь каждую неделю каждый руководитель оказывается в курсе всех важных дел. Мы отказались от стандартных брифингов на совещаниях, и никто не говорит: «Я не знал, что мы этим занимаемся!» Мы просто быстро обсуждаем вопрос и переходим к следующему.

• Будьте в курсе событий: к тому времени, когда Джим садится писать текст воскресной рассылки, он знает обо всех важных событиях, происходящих в компании. Мы шутим, что он мог бы управлять компанией со своей рыбацкой лодки в штате Мэн. Кайл и в самом деле часто управляет делами из дома своего детства в Керрвилле, штат Техас.

Но наибольшую выгоду получают сотрудники. Мы все ненавидим оставаться за бортом, не знать направления, не понимать цели. Теперь руководители нашей компании отправляют нам электронные письма в формате Умной краткости (как стали делать сотрудники BP после того, как Джефф Моррелл ввел Умную краткость). Они создают свои собственные информационные рассылки, чтобы сплотить людей вокруг того, что считают важным.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СВОДКА

Мэтт Бернс, 20 лет проработавший в сфере политических и корпоративных коммуникаций, говорит, что это одна из великих загадок нашего времени: почему потребительские привычки людей эволюционировали, а коммуникации – нет. Бернс – руководитель отдела коммуникаций в GRAIL, биотехнологической компании из Кремниевой долины, специализирующейся на раннем выявлении рака, теперь работает в Scipher Medicine в Бостоне. Он считает, что сегодня главный для него вызов – привлечь и удержать внимание людей.

• Он нацелился на то, чтобы избавиться от главных пожирателей времени – бессистемных электронных писем.

Бернс начал использовать наше программное обеспечение Axios HQ во время работы в United Health Group и сразу же сделал его центральной частью своей стратегии, когда перешел в GRAIL, а затем в Scipher. Ему нужно было быстро привести к единой форме общение между разрозненными, быстро развивающимися стартапами, пока они создавали новые продукты.

• Бернс обнаружил, что, особенно при работе с молодыми учеными, эффективность важнее всего: «Они открывают свою электронную почту и просматривают ее вполглаза».

• «В их работе каждая минута на счету, – сказал Бернс. – У них нет лишнего времени, чтобы искать информацию, которая поможет им оставаться в курсе более широких приоритетов и культуры компании – им нужна информация, предоставляемая кратко и предсказуемо».

Чтобы сократить количество случайных писем в GRAIL, Бернс начал выпускать еженедельную рассылку The Rundown.

• По словам Бернса, она появляется в почтовых ящиках всех 750 с лишним сотрудников, «как старая добрая утренняя газета».

• Веселое начало: «Сегодня пятница, GRAIL!».

Каждый выпуск состоит примерно из 1400 слов – пять минут чтения.

Теперь коллеги Бернса лоббируют его, чтобы он включил в рассылку их материалы.

• Бесчисленные бессистемные внутренние электронные письма GRAIL открывались примерно третью получателей. Более надежные и эффективные информационные рассылки имеют открываемость около 90 %. Аналогичная рассылка, созданная Бернсом в компании Scipher, уже через несколько месяцев имеет показатель открываемости более 75 %.

СОВЕТЫ И УЛОВКИ ОТ ДЖИМА ДЛЯ ГЕНДИРЕКТОРОВ И ЛИДЕРОВ

➊ Миссия имеет значение.

Найдите способы привязать ваши материалы к душе и миссии вашей организации. «Почему это важно» – идеальное средство.

• Передозировка этим невозможна: вашу миссию начинают понимать только тогда, когда вы успеваете надоесть бесконечными повторениями даже самому себе.

➋ Рассказывайте историю.

Если кто-то прочитает все ваши информационные рассылки за предыдущий год, он должен рассказать сильную историю о том, что вы делали, думали и чего достигли за это время. Каждая рассылка и каждый ее пункт должны делать то же самое.

• Людям легко наскучить. Им нужна подлинная история, объясняющая, почему они так много работают и при этом утруждают себя чтением ваших слов.

• Мы даем новым сотрудникам копию «Пяти Больших вещей» за предыдущие несколько месяцев, чтобы они могли сразу приступить к работе.

➌ Нет места фальши.

Пишите откровенно и искренне. Люди – не простаки. Они учуют адвокатский тон или корпоративный бред. Прекратите фальшивить как можно скорее.

➍ Не исчезайте.

Вам необходимо общаться со своими сотрудниками хотя бы раз в неделю. Не поддавайтесь желанию отмахнуться от рассылки. Если вы не хотите, чтобы другие халтурили, подавайте пример.

➎ Будьте скромны.

Если вы генеральный директор, лидер или менеджер, вы успешны и, надеюсь, умны. Но не настолько умны. Проявляйте благодарность, признавайте ошибки, смейтесь над собой. Тогда и люди вокруг вас перестанут вести себя как самодовольные корпоративные болваны.

➏ Поощряйте тех, кто следует вашему примеру.

Волшебство случается, когда окружающие начинают общаться в том же стиле и в том же ритме. Как только мы поняли, что знакомство с Умной краткостью стало переломным моментом как для людей внутри Axios, так и для нашей аудитории, мы увидели всплеск согласованности между командами. Каждый с удовольствием рассказывает свою собственную историю и знает, чем занимаются его коллеги – по всей компании и по всей стране.

22. Включайте в диалог всех

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1019 слов

7 минут

Если вы не общаетесь приемлемо для всех, вы общаетесь неэффективно.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Речь идет о том, чтобы быть доступным, понятным и вызывать доверие у всех членов вашей аудитории: независимо от пола, расы, цвета кожи, религии, гендерной идентичности, возраста, физических возможностей, сексуальной ориентации или чего-либо еще.

• Принципы Умной краткости могут помочь преодолеть различия в уровне подготовки и способностях. Это прямое и упрощенное изложение, доступное и не вызывающее разногласий.

• Если все сделать правильно, этот универсальный стиль общения естественным образом избавит автора от многих культурных предрассудков и сложностей.

• Он может сделать самое важное доступным для людей с ограниченными возможностями обучения, например, с дислексией, а также для тех, для кого ваш язык является вторым языком. Мы живем в многообразной стране в эпоху глобализации, поэтому эти принципы важны как никогда.

ПУТЬ К ПОБЕДЕ: Знайте свои слабые места и примите меры, чтобы быть уверенными в том, что вы поддерживаете разные голоса.

• Вот пример: Axios был основан тремя белыми парнями. Мы упускаем много жизненного опыта и много точек зрения, к рассмотрению которых нужно подходить очень взвешенно.

• В Axios мы с первого дня сделали многообразие, равенство и инклюзивность приоритетом как при приеме на работу, так и в отношении людей, которые находятся за нашим столом и принимают решения.

Подумайте о своих собственных «слепых пятнах», которые могут быть основаны на любом из вышеупомянутых соображений или на географии, идеологии, месте рождения, доходе или… всех не перечислить.

• Затем, если вы пишете о чем-то деликатном, слишком