Справочник торгового представителя, или Я работаю в «полях» - Михаил Горностаев

В работе торгового представителя применяются два вида накладных, так называемые «мягкие» и официальные «белые». Последние, в свою очередь, различаются по следующим признакам:

– если товар отгружается со склада непосредственно покупателю – это товарная накладная;

– если товар будет перемещаться до покупателя транспортом, предоставляемым компанией – это товарно-транспортная накладная ТТН.

Составление «белой» накладной подразумевает, что на сумму отгрузки был пробит чек, накладная распечатана на официальном бланке, сопровождается счетом-фактурой и о факте продажи будет сообщено налоговым органам.

Иногда компании-поставщики для сокрытия от государства факта торговых операций используют расходные накладные. По ним товар не продается, а передается для хранения в другую компанию, то есть расходная накладная выступает как складской документ. В дальнейшем компания-получатель реализовывает этот товар по неофициальным схемам и также неофициально возвращает наличные деньги поставщику.

Мягкая накладная чаще всего применяется торговыми представителями при продажах с борта в случае неофициальной продажи. Она выписывается на свободно продающихся отрывных бланках, не имеет печати и не является официальным документом. При этом мягкая накладная позволяет подсчитать сумму отгрузки, зафиксировать передачу товара в торговую точку, служит временным документом, если подразумевается последующий привоз товарного чека и белой накладной и счета-фактуры. Главное при заполнении мягкой накладной – не ошибиться. Не пренебрегай калькулятором и не ленись пересчитать. Любая твоя ошибка в пользу клиента останется «незамеченной», но копеечная ошибка в твою пользу нанесет непоправимый ущерб твоей деловой репутации.

Важно!

1. Мягкие накладные следует использовать только при реализации по факту, когда деньги возвращаются сразу же после отгрузки. Если оплата по таким накладным происходит с отсрочкой, не единичны случаи, когда клиент отказывается от долга. Запомни, мягкая накладная это всегда риск и дополнительная статья расходов для семейного бюджета торгового представителя. Торговля – дело рискованное и даже у самых надежных и проверенных партнеров возникают ошибки в расчетах, потери документов, иногда они просто забывают! Если же твоя компания-работодатель настаивает на такой форме продаж, нужно в четкой форме уяснить, кто будет покрывать возникающие убытки. Если ты – отказывайся!

2. Я ни в коей мере не призываю к подобной организации продаж, я лишь констатирую факт, что это является распространенной практикой. Но запомни: продавая по мягким накладным, ты участвуешь в нарушении законодательства, позволяя торговой точке и компании-поставщику проводить торговые операции, не уплачивая соответствующих налогов. Если ты будешь пойман за руку в момент передачи товара, то, скорее всего, будешь оштрафован сам, твоя компания и торговая точка. Хотя в моей практике подобных случаев не было.

Кстати, некоторые торговые представители ошибочно полагают, что если факт продажи зафиксирован в компьютерной программе компании-поставщика, например в 1С, то все продажи – белые. Это не так, внутренняя система учета движения продукции может не иметь отношения к конкретной продаже.

Теперь необходимо поговорить об отношении торговых точек к накладным.

Здесь их можно разделить на три категории:

– полностью «белые», требующие официальных документов по каждому факту поставки;

– «серые», обычно отгружающиеся неофициально, но один раз в определенный период времени, требующие «белых» накладных;

– полностью «черные», вообще не утруждающие себя какими-нибудь заботами о документах.

В настоящее время все большее количество компаний-производителей, да и дистрибьюторов стараются иметь максимально честные отношения с государством, что, как уже упоминалось, расходится с интересами ряда торговых точек. В этом случае, дабы не потерять розничного клиента происходит весьма занимательная операция. Все продажи компании – белые, продажи по мягким накладным суммируются и потом оптом отправляются в некую фирму, по заранее заниженной цене. Что потом происходит с этой фирмой не наша проблема. Это позволяет компании быть полностью белой, но при этом не только получать свою прибыль, но и экономить на НДС, который рассчитывается от меньшей цены.

И все-таки хороший тон в торговле – это полный переход к официальным накладным. Да, согласен, возникнет морока – отвези, привези. Но взамен увеличится твоя финансовая безопасность, а, значит, работа станет комфортнее и лучше. Поэтому стремись как можно большее количество клиентов перевести на официальную схему сотрудничества. Тем более что в настоящее время многие торговые точки перешли на упрощенную схему уплаты налогов, поэтому белые накладные не являются для них серьезным раздражителем.

Начнем с простого. Что такое сертификат и зачем он нужен? Сертификат соответствия – это документ, который выдает уполномоченный орган, гарантирующий, что продукция компании-производителя соответствует установленным нормам и главное безопасна для потребителей. Сертификации подлежат все виды техники, в том числе и бытовая, товары народного потребления, продовольственные товары, в общем, практически все, с чем приходится работать торговому представителю. Сертификат соответствия могут также называть сертификатом качества, безопасности, сертификатом Ростеста.

Цвет сертификата также имеет значение. Если сертификация какой-либо продукции обязательна, то он выполняется на желтом бланке, если добровольная, то на голубом. Впрочем, ты вряд ли увидишь оригинал, но с копиями будешь иметь дело каждый рабочий день. На действительной копии должна быть хорошо видны разборчивый текст, печать организации, выдавшей сертификат, и производителя, а также оригинальный оттиск печати компании-поставщика. Поэтому, заряжая ксерокс, не поленись, затем лично проштамповать каждый лист.

Кстати, поговорим немного о добровольной сертификации. Добровольная сертификация используется производителями, чтобы заявить об уникальности продукта и его высоких потребительских качествах. Часто компании, несмотря на дополнительные расходы, получают добровольные сертификаты соответствия и на ту продукцию, которая уже сертифицирована как обязательная. В этом случае сертификаты служат важным инструментом конкуренции и рекламы. Однако, если продукция не находится в списке обязательно сертифицируемых, производитель получает отказное письмо, которое можно предъявлять клиентам, требующим документы на поставляемый товар. Следует отметить, что наличие сертификатов – это еще и признак социальной ответственности компании, готовности к диалогу, если не с потребителями, то хотя бы с государственными органами, поэтому с отсутствием указанных документов ты вряд ли когда-нибудь столкнешься (если только не подторговываешь продукцией подпольного цеха!).

При проведении сертификации уполномоченными органами проверяются условия производства и соответствие продукта заявленным нормам, которые могут быть двух видов: ГОСТ и ТУ. С первым все понятно – это свято охраняемые еще с советских времен стандарты выпуска отдельных видов продукции. Однако с тех времен ассортимент магазинов увеличился в тысячи раз. Если производитель выпускает не только «Молочную» и «Любительскую» колбасы, а еще и кровяную с перцем, что делать в этом случае? Для этого и существуют технические условия ТУ, которые содержат требования к данной продукции, ее изготовлению, транспортировке и хранению, указания по эксплуатации, контролю и приемке. Технические условия также утверждаются уполномоченными организациями, которые проверяют их соответствие нормам безопасности.