Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

КАК ВОССТАНАВЛИВАТЬ СИЛЫ НА РАБОТЕ

А что можно сделать в офисе, чтобы избежать стресса и, как следствие, упадка сил? Попробуем разобраться.

Проанализируйте свои цели

Если вы постоянно чувствуете упадок сил, вы, скорее всего, трудоголик. Цель задает жизни направление и придает ей смысл. Когда у нас много целей или их сложно добиться (бывает и то и другое), мы попросту сгораем во имя прогресса. Вспомните, как вы уже определяли цели раньше, и оцените, не пытаетесь ли вы выполнить слишком большой объем работы, заранее обрекая себя на неудачу.

Поделитесь работой с другими

Нет необходимости все делать самому. Найдите людей, которым можно поручить часть ваших обязанностей. Главное — постарайтесь стать хорошим учителем, спокойно объясните, чего вы от них хотите.

Научитесь говорить «нет»

Прежде чем работа завалит вас с головой и вам придется передавать часть обязанностей другим, просто скажите «нет». Возможно, это получится не сразу, придется потренироваться. Смотрите: каждый раз, говоря чему-то «нет», вы освобождаете в своей жизни место для чего-то более важного.

Попросите о помощи

Вы так любите делать людям приятное, что теперь у вас работы больше, чем у любого другого сотрудника офиса? Может быть, есть смысл поумерить свой пыл? Похоже, самое время поговорить с руководством о перераспределении обязанностей внутри коллектива. Не надейтесь, что все знают о том, как вы перегружены, — ваши коллеги, скорее всего, слишком заняты собой, чтобы это заметить. И даже если они видят это, будут думать, что вы справляетесь — до тех пор, пока вы не заговорите о своих нагрузках. Помните: нет ничего зазорного в просьбе о помощи.

Сбавьте обороты

Чем больше заданий появляется в нашем графике, тем быстрее мы вынуждены действовать. Это приводит к чрезмерной усталости, которая, в свою очередь, негативно сказывается на нашей способности принимать правильные решения. Загляните в свой календарь. Если у вас на один день назначено десять встреч, притом что вы можете успеть только на шесть, сбавьте обороты.

Попробуйте провести эксперимент. Установите таймер на пять минут и постарайтесь за это время сделать максимальное количество дел по очереди, не халтуря и уделяя каждому заданию должное внимание. Когда таймер остановится, проанализируйте свое физическое и эмоциональное состояние и сделайте соответствующие записи в дневнике. Прочитайте урок этой недели до конца, затем снова установите таймер на пять минут. На этот раз попробуйте сделать те же дела, но выполняйте одновременно несколько заданий. По истечении времени оцените свое состояние. Чувствуете разницу? После этого упражнения вы наверняка ощутите усталость, а то, что вам удалось сделать, скорее всего, будет далеко от идеала. Запишите эти выводы. Интересно, что, хотя во втором упражнении ваша продуктивность снизилась, при его выполнении вы наверняка чувствовали себя комфортнее, потому что гиперактивность для вас норма. Научитесь работать в более спокойном стиле — наградой будет автоматически возросшая производительность.

Не злоупотребляйте многозадачностью

А теперь несколько слов о привычке делать несколько дел одновременно. Не спешите ею гордиться. Если она заставляет вас вертеться волчком, значит, она не впрок. А вот если вы используете вынужденные простои для решения других задач, вам можно только поаплодировать.

Вот примеры продуктивной многозадачности:

Если вам предстоит встреча, которая обычно предполагает ожидание в приемной (посещение зубного, беседа с адвокатом и т.д.), захватите с собой материалы рабочего проекта.

Вы распечатываете большой документ? Не ждите, когда принтер выдаст последний листок, — поточите карандаши или перезвоните коллеге.

Ждете, пока на компьютер устанавливается новая программа? Почему бы не потратить это время на чтение инструкции по работе с этой самой программой?

В конце дня можно выделить время для несрочных звонков. Кроме того, по утрам, выгуливая собаку, можно звонить коллегам с мобильного. Кстати, не забывайте учитывать разницу часовых поясов: к примеру, вряд ли кого-то в Калифорнии обрадует мой звонок в 7 утра, а вот у ребят в Нью-Йорке в это время будет уже 10, они как раз нальют себе вторую чашку кофе и с удовольствием со мной поговорят.

Как вы выполняете несколько заданий одновременно на своем рабочем месте? Перечислите как минимум три вещи, которые вы можете делать зараз. Задумайтесь, действительно ли вы укладываетесь в график?

Вы хорошо поработали и сделали несколько важных шагов на пути к восстановлению душевного равновесия на рабочем месте. Стресс полезен, если мы будем позволять ему появляться лишь тогда, когда сочтем нужным, и использовать его в своих интересах. Если же он становится постоянным явлением, это неизбежно приводит к упадку сил и опустошению. Каждый день вы делаете выбор: жить организованной, здоровой и разумной жизнью или существовать в хаосе, страхе и изнеможении. Выбор всегда остается за вами.

Вторая неделя

Подготовьте офис к своему отъезду

На этой неделе вы можете:

Подготовить сослуживцев и клиентов к своему отъезду.

Необходимое время: от 60 до 120 минут.

Как было бы замечательно, если бы можно было просто встать из-за стола, выйти из офиса и уехать в отпуск... К сожалению, в жизни так не бывает. Вам придется ввести коллег в курс своих рабочих дел, объяснить им, за какие направления они будут отвечать в ваше отсутствие, и, если нужно, показать, как выполнять некоторые из ваших обязанностей. Главная задача — подготовить все таким образом, чтобы даже в экстренных ситуациях коллеги знали, что делать. Помните, что начальство оценивает ваши профессиональные качества, даже когда вы отсутствуете. Ниже представлен список того, что нужно учитывать, готовясь к отпуску. Задача варьируется в зависимости от спектра ваших обязанностей, от периода, в течение которого вы занимаетесь организацией, и помощи, которую вам оказывают коллеги. Эти советы, разумеется, можно адаптировать к любой ситуации. Конечная цель — разработать близкую к идеальной (но она не бывает универсальной!) стратегию ухода в отпуск. Начнем с вопросов, предполагающих ответы «нет» или «да». Если положительных ответов окажется больше, вам нужно готовиться к отпуску дольше других.

Вздрагивают ли коллеги при виде беспорядка на вашем столе?

Трудно ли будет коллегам в ваше отсутствие найти на вашем рабочем месте то, что им может понадобиться?

Не разбросаны ли по вашему офису коробки и мешки с разным хламом?

Не храните ли вы файлы на жестком диске своего компьютера, вместо того чтобы сохранять их на сервер, где они доступны каждому?

Вы сохраняете файлы как попало, вместо того чтобы применять логически выстроенную и понятную систему, которая позволяет быстро найти необходимую информацию (подробнее об этом мы поговорим в августе)?