Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Ваши личные файлы лежат в беспорядке, а их списка и вовсе нет (см. главу «Март»)?

Вы разработали особые методы исполнения своих служебных обязанностей, а коллег в их суть не посвящали?

Вы вообще против того, чтобы кто-то исполнял ваши обязанности, пока будете в отпуске?

Признайтесь, в душе вы испытываете удовольствие оттого, что никто не знает, как вы работаете?

Если ваш офис и рабочий стол находятся во власти хаоса, тому может быть три причины: вы начали читать эту книгу с июля и, следовательно, вам только предстоит пройти тот путь, который прошли все, кто читает с начала; вы сделали все, что требовалось, а сейчас слегка расслабились; вы все прочитали, но не нашли времени на то, чтобы выполнить рекомендации. Независимо от того, какой именно фактор повлиял на ситуацию в вашем случае, решить проблему можно лишь одним способом: приведите свое рабочее место в порядок. В краткосрочной перспективе вы получите возможность поручить исполнение своих обязанностей коллегам и уйти в отпуск со спокойной душой, в долгосрочной — сэкономленное время, снижение числа стрессовых ситуаций и улучшение состояния здоровья. Готовы? Тогда прочитайте главу «Март», в которой рассказывается о том, как навести порядок на рабочем столе. Если до начала отпуска осталось совсем немного времени, сделайте столько, сколько сможете. Если же до отпуска еще далеко, тщательнейшим образом проработайте главу «Март» и только после этого возвращайтесь к этой.

После того как вы приведете в порядок рабочее место, настанет время уделить внимание текущим проектам. Не забудьте оповестить о своем отсутствии коллег из других офисов и партнеров, с которыми регулярно общаетесь. Даже находясь в отпуске, вы все равно представляете свою компанию.

Попробуем сделать так, чтобы ваш уход в отпуск никому не помешал. Вот ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Какую работу, выполняемую вами, необходимо продолжать и в ваше отсутствие? Есть ли у вас помощник или коллега, который согласился бы заняться этим, пока вы будете в отпуске? Поговорите с ним, обязательно указав продолжительность отпуска и вид работы, которую ему нужно будет взять на себя. Если окажется, что прикрыть вас некому, придется обратиться к руководству. А если вы сами руководство, не бойтесь доверить свои обязанности подчиненным.

Вы разработали особую стратегию и тактику работы? Можете этим гордиться. Но если вы до этого момента держали их в секрете, сейчас самое время сесть и составить для коллег инструкции, которые помогут им разобраться, не только когда вы уедете в отпуск, но и когда пойдете на повышение или перейдете на другую работу. Помните: если вашим сослуживцам придется на ходу придумывать, как выпутываться из критических ситуаций в ваше отсутствие, вы окажетесь в крайне неприятном положении.

Проекты. Пора вспомнить о ваших спецпроектах. Что обязательно должно быть сделано, пока вас не будет в офисе? Кому можно доверить такую работу? Вместо того чтобы сомневаться в компетентности окружающих, станьте хорошим наставником. Переключение с негатива на позитив принесет облегчение и вдохновит коллег на подвиги.

Электронная и голосовая почта. Сообщите клиентам о том, что уходите в отпуск, и дайте контакты человека, с которым они смогут связаться в ваше отсутствие. Они не должны почувствовать себя брошенными на произвол судьбы. Не забудьте установить телефон и электронную почту в режим автоматического уведомления о вашем отпуске в ответ на звонки и письма.

Почта. Решите, как коллеги будут оставлять вам почту и внутрикорпоративные документы. Вид забитого лотка для входящей почты после отпуска может вас попросту деморализовать. Предположим, в последний рабочий день вы разобрались на столе и уже готовы выйти из кабинета, чтобы отправиться домой. Почему бы не поставить лоток на пол? Попросите помощника или коллегу, с которым у вас сложились хорошие отношения, накануне вашего выхода на работу накрыть его чем-нибудь. В этом случае вы вернетесь в тот же кабинет, который оставляли неделю или две недели назад, и спокойно, без напряжения разберете накопившуюся почту. А поможет вам в этом Волшебная формула. Для начала отберите все «мусорные» письма, а параллельно складывайте в стопки (категоризируйте) нужную корреспонденцию. И, наконец, просмотрите каждую стопку и разместите письма в картотеке — что-то в папки проектов, что-то — в файл «Сделать» и т.д.

Контактная информация. Наконец, разошлите заинтересованным лицам письмо с информацией о том, куда вы едете, контактами и просьбой связываться с вами только в случае крайней необходимости.

Для выполнения этого плана потребуется определенное время. Вероятно, придется задержаться после работы или посвятить этому выходной день. Если есть возможность, обязательно побеседуйте с коллегой, который будет вас замещать: убедитесь в том, что он уяснил, чего вы от него хотите, ознакомился с составленными вами инструкциями и понял все, что в них написано. Все учатся по-разному. Я, к примеру, не могу решать проблемы с компьютером при помощи инструкций, зато хороший ИТ-специалист способен научить меня чему угодно. Учитывайте индивидуальные особенности сослуживцев.

Время, потраченное на подготовку коллег к исполнению ваших обязанностей, — это инвестиции в ваш отпуск. Чем глубже вникнут в дела прикрывающие вас сотрудники, тем выше вероятность того, что они не будут беспокоить вас звонками. Впрочем, чтобы избежать разочарований, смотрите на вещи трезво. В конце концов, некоторые коллеги наверняка не станут выполнять вашу работу с тем вниманием к деталям, на которое вы рассчитываете, и не продемонстрируют особой ловкости в общении с клиентами. Кроме того, приготовьтесь к сюрпризу иного свойства: сослуживец может справиться с вашей работой не хуже вас. В таком случае от всего сердца поблагодарите его — по крайней мере теперь вы будете знать, что у вас есть надежный помощник.

Третья неделя

Применяйте новые навыки при планировании отпуска

На этой неделе вы можете:

Использовать Волшебную формулу, планируя отдых.

Необходимое время: от 60 до 120 минут.

Волшебная формула помогает организовать что угодно. В этом году мы часто применяли ее в офисе. Теперь попробуем воспользоваться ею при планировании отпуска.

В ПУТЬ!

Вряд ли вас обрадует перспектива добавления еще одного проекта — «План отпуска» — в и без того перегруженный график. А может, стоит переключить внимание с процесса на результат? Чем вы займетесь в отпуске? Будете сидеть под кокосовой пальмой на тропическом острове? Поедете с детьми в Диснейленд? Отправитесь в гости к родственникам? Выберите момент, которого ждете с особым нетерпением, и постарайтесь представить его наиболее подробно. Какова температура воздуха? Какое время суток? Что на вас надето? Кто с вами? Установите таймер на пять минут и насладитесь этой картинкой из будущего. Это один из способов самоорганизации перед поездкой.

Включите ноутбук — и начнем!