7 правил ведения сложных разговоров с коллегами и начальством - Роберта Чински Мэтьюсон

Обе стороны хотят забыть об этом тяжелом разговоре, но на самом деле они ничего не забудут, поэтому лучше признать, что произошло, прежде чем двигаться дальше. Предлагаю это сделать именно вам, даже если не вы стали инициатором разговора. При этом подчеркните, как вам обоим было неловко. И, наконец, перечислите дальнейшие шаги, о которых вы договорились. Приведем примеры фраз, которые помогут в этом.

• Что ж, разговор получился тяжелый, правда?

• Не знаю, как вы, а я рад, что мы все выяснили.

• Не самая приятная тема для обсуждения, как мне кажется. Предлагаю закрыть этот вопрос.

• Спасибо за честность. Врать не буду, мне было больно слышать такие слова от вас, но для меня важно знать ваше мнение. Это лучше, чем пребывать в неведении.

• Спасибо, что так смело поделились своими переживаниями. Теперь обсудим, что делать дальше.

• Я благодарен, что вы дали мне время обдумать сказанное. Я много размышлял о нашем разговоре, и у меня появились идеи о том, что следует сделать, чтобы мы работали продуктивно как команда. Найдется несколько минут, чтобы обсудить их?

Двигайтесь дальше

Вряд ли одного неприятного разговора хватит, чтобы обсудить все вопросы. Однако, если такое все же случилось, ваш собеседник может пребывать в шоке и, скорее всего, он не успел осмыслить сказанное. Как бы вам ни было тяжело, придется резюмировать обсуждение и напомнить, о чем вы договорились, а также сформулировать дальнейшие шаги, чтобы этот разговор принес результаты. Можно написать электронное письмо или, если вам так удобнее, поговорить лично. Если вы выберете второй вариант, обязательно резюмируйте сказанное в сообщении или электронном письме, чтобы суть вашего разговора была записана. Это поможет проложить путь для дальнейшего общения и достичь взаимопонимания по всем договоренностям и решениям, которые вы обсудили.

Вот как выглядит электронное письмо после разговора с сотрудником, у которого хромает результативность:

Пишу вам в продолжение нашего разговора от 25 августа, на котором мы обсуждали вашу непоследовательность и неумение доводить дело до конца, а также то, как это влияет на продуктивность других сотрудников и командный дух. Мы обсудили три ситуации, произошедшие за последние несколько месяцев, включая самый последний инцидент, когда из-за вашей недобросовестности компания не успела вовремя подать заявку на престижную награду, которая значительно укрепила бы наше положение на рынке.

Вы согласились на следующее: вы будете незамедлительно сообщать членам команды о любых задержках с вашей стороны. Если вы видите, что вам поручено больше работы, чем вы в состоянии выполнить, вы сообщите об этом мне, и мы подумаем, как вам помочь. Вы встретитесь с каждым членом команды по отдельности и извинитесь за свою недобросовестность. И вы узнаете у них, что нужно сделать, чтобы восстановить доверие.

Мы с вами встретимся снова через месяц, чтобы обсудить ваши достижения. Мы продолжим тесно сотрудничать, чтобы ваша результативность не снижалась.

Акцентируйте внимание на строительстве крепких, длительных отношений

Помните, что любое общение – это диалог между двумя людьми. Если у вас только негативное общение с человеком, он будет всеми силами избегать вас. Постарайтесь выстроить позитивный разговор с тем, с кем вы недавно поспорили. Достаточно спросить, как семья, или подчеркнуть, какую замечательную идею он высказал на прошлом собрании. Здесь важно быть искренним. Если поздравить с успешной презентацией на конференции руководителей, хотя вы считаете, что выступление было плачевным, это не поможет укрепить отношения в долгосрочной перспективе. Помните, хорошие отношения невозможны без доверия, а доверия не будет, если ваш собеседник видит, что вы говорите одно, а думаете другое. Строить позитивные отношения нужно вместе, поэтому постарайтесь вовлечь в эту работу вашего собеседника. Перечислим несколько фраз для начала разговора по укреплению отношений.

• Думаю, мы с вами плохо знаем друг друга, и, если бы мы познакомились поближе, мы бы увидели, что между нами гораздо больше общего, чем нам кажется. У вас будет время сходить в кафе на этой неделе или на следующей?

• Мы оба работаем над общей целью – сделать эту компанию лидером рынка, так? (Подчеркните слово «мы».) Я нашел статью, которая может вам понравиться. Здесь предложено блестящее описание основных проблем, с которыми столкнется наша отрасль в ближайшем году. С вашего разрешения я хотел бы прислать вам эту статью.

• На прошлом собрании я услышал, что ваш сын поступает в колледж, где учится мой сын. Если хотите, я попрошу его рассказать вашему сыну о жизни в кампусе.

Активно строить позитивные отношения с человеком, особенно если вы не в восторге от него, тяжело. Однако строить отношения на работе обязательно, и с опытом вам будет легче это делать. Также важно помнить, что любые отношения предполагают две стороны. Даже если вы считаете, что ваш босс или коллега должен внести свой вклад в развитие ваших отношений, такое происходит не всегда. Поэтому нужно быть готовым к тому, что именно вам придется перехватить эстафетную палочку и пересечь финишную линию. И избегайте типичной ошибки новичков, которые уверены, что отсутствие новостей – тоже хорошие новости. Если человек перегружен делами, возьмите инициативу на себя, даже когда вам кажется, что эту задачу должен выполнить кто-то другой. Конечно, никто не гарантирует, что вы станете закадычными друзьями. Но у вас есть все шансы общаться вежливо и цивилизованно и вместе трудиться над общей целью, и кто знает, может, вы проникнитесь друг к другу симпатией.

Создаем спокойную атмосферу на работе

Вы замечали, что в некоторых компаниях каждый день кипят страсти, а в некоторых все тихо и спокойно? Я замечала. Конфликты проявляются самым разным образом, например, как неподчинение, подсиживание, сплетни, обвинения, борьбу за власть и плохие отношения между сотрудниками. Интересно, что скандалы и выяснение отношений на работе не зависят от отрасли. Например, у меня есть два клиента из одной отрасли. Один клиент редко наблюдает ситуации, требующие немедленного вмешательства и неприятного разговора, в то время как второй клиент всегда рассказывает о нешуточных страстях на работе. Почему? Разве компании из одной отрасли не нанимают похожих людей? Да, но очень важно, как вы управляете этими людьми.

Я много лет занимаюсь консультациями и скажу, что культура компании влияет на все, что происходит внутри и вне организации. В данном контексте культурой компании я называю перечень общих ценностей и убеждений. Как я говорила, культура определяется сверху. Это фундамент политики компании, включая управление людьми и их взаимодействия. Когда генеральный директор и его команда задают определенный стандарт, остальные следуют их примеру. Например, гендиректор